IT-Management für KMU: Die Suche nach dem richtigen Tool
Nicht nur für komplexe, sondern auch für einfache IT-Umgebungen ist ein strukturiertes IT-Management die Voraussetzung, um eine ausreichende Servicequalität und Effizienz zu erzielen. Wie aber finden Sie ein Tool, das zu Ihrer Unternehmensgröße, zu Ihrem Budget und zu den Bedürfnissen Ihres Teams passt? Gastbeitrag von Dimitry Delay.

IT-Management in KMU professionalisieren

Als IT-Manager in einem kleinen oder mittleren Unternehmen haben Sie sicher schon versucht, Ihr IT-Management und Ihre IT-Produktion zu verbessern. Vielleicht haben Sie zu diesem Zweck sogar eigene Lösungen (z. B. eine Excel-Datei zur Strukturierung des IT-Bestands) entwickelt. Oder Sie haben möglicherweise Online-Software (z. B. ein Grafik-Tool zur Modellierung Ihrer Prozesse) verwendet. 

Solche Tools und Lösungen werden als Alternative zu professioneller Software entwickelt. Sie sind für eine Weile ausreichend, um kurzfristig Kosten für die Nutzung von Software einzusparen. Aber kostenlose oder eigene Software stößt oft sehr schnell an ihre Grenzen. 

Hier ein paar Beispiele: 

  • Softwarepflege: Je größer der IT-Gerätebestand Ihres Unternehmens ist und je wichtiger es ist, neue Dienstleistungen anzubieten, desto dringender ist eine regelmäßige Anpassung und Aktualisierung Ihrer Software. Daher stellt sich immer wieder die Frage nach der Pflege Ihrer Tools und Ihrer individuellen, sich ändernden Anforderungen.  

  • Eingeschränkte Kontrolle: Die hohe Anzahl von IT-Werkzeugen erschwert es, die volle Kontrolle über Ihre Umgebung zu behalten. Es ist schwierig, Vorgehensweisen zu vereinheitlichen und strukturierte Prozesse mit verteilten Lösungen zu erstellen, es sei denn, man bemüht sich um eine unterstützte Schnittstelle. 

Wer also in eine professionelle ITSM-Software investiert, kann seine IT-Produktion besser strukturieren, indem Daten zentralisiert und Prozesse harmonisiert werden.

Das IT-Management in KMU automatisieren und auswerten 

Wählen Sie eine Lösung, die kosteneffizient ist, aber keine Kompromisse bei der Qualität und Funktionalität eingeht. Ein Tool, das Ihre Anforderungen erfüllt, sollte vor allen Dingen alle Bereiche abdecken, die die Arbeit Ihrer IT-Abteilung strukturieren: IT-Bestand, Service-Kataloge, Verwaltung von Verträgen, HelpDesk u.v.m. 

So groß der Funktionsumfang des Tools auch sein mag, wirklich entscheidend ist, inwiefern das Tool Ihre IT-Prozesse industrialisieren kann.  

Eine leistungsfähige ITSM-Lösung muss Möglichkeiten zur Automatisierung (Zuweisung eines Tickets an einen Techniker), zur Messung (Analyse des Zeitaufwands und von Abweichungen), zur Information („Countdown“-Alarm zur Einhaltung einer Verpflichtung), zur Suche (z. B. alle mit einem System verbundenen Lieferverträge) usw. bieten.

Auf diese Weise können Sie Ihre IT-Abteilung kontinuierlich verbessern und sie bestmöglich auf Wachstum, technologischen Wandel und veränderte Erwartungen von Branchen an Ihren Service vorbereiten. 

Und was ist mit einem Open-Source-Tool als SaaS?

Bei der Wahl Ihres Tools sollten Sie auch auf den Software-Typ, auf das Preismodell und auf die Art der Bereitstellung achten. Das Tool muss zu Ihren personellen und finanziellen Ressourcen passen.

In kleinen und mittleren Unternehmen können bestimmte Bedürfnisse mit Open-Source-Software erfüllt werden, ohne dass Investitionen getätigt werden müssen und ohne dass Vorlaufzeiten auftreten. KMU sind mit 94 % laut einer Umfrage des CNLL (Zusammenschluss von Anbietern von Freeware und Open-Source-Software in Frankreich) übrigens Spitzenreiter bei der Nutzung von Open-Source-Software. Open-Source-Software wird überwiegend in IT-Abteilungen mit maximal fünf Mitarbeitern eingesetzt.

SaaS (Software as a Service) bietet in Bezug auf Kosten und Flexibilität viele Vorteile. Es fallen kaum Kosten für Investitionen in die technische Infrastruktur oder für den Kauf von Lizenzen an. Dank SaaS müssen Sie keine internen Server verwalten und selbst keine Updates und Aktualisierungen mehr durchführen. Sie müssen dadurch auch keine Verträge für die Softwarewartung mehr abschließen.

Das Profil eines Tools, das sich für das IT-Management für KMU perfekt eignet, sieht so aus: ein SaaS-Tool, weil es einfach zu handhaben ist (Anschaffungskosten, einfache Bereitstellung, in der Cloud gespeicherte Daten usw.), oder eine Open-Source-Software, weil sie zuverlässig und stabil ist (transparenter Code, Weiterentwicklung durch die Community, Reversibilität der Daten usw.). Open Source als SaaS vereint das Beste aus beiden Welten: Und zwar dann, wenn das Tool alle Funktionen bereitstellt, die kleine und mittlere Unternehmen benötigen und die für die Industrialisierung von IT-Prozessen unverzichtbar sind.


Wie Sie die Rentabilität Ihres IT-Service-Unternehmens steigern
Das Analysieren Ihrer Unternehmensrentabilität ist aus mehreren Gründen wichtig, denn Ihre Aufgabe ist es, die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens sicherzustellen, die Investitionsfähigkeit zu messen und Ihr Unternehmenswachstum zu steigern. Für Unternehmen, die Dienstleistungen anbieten und liefern, ist das eine besondere Herausforderung: Das Projektmanagement ist viel komplexer, da mehrere Arten von Verträgen zu verwalten sind. Es müssen Ressourcen zugewiesen werden und SLAs müssen eingehalten werden usw. Die Rentabilitätsanalyse ist also enorm wichtig. Mit diesen drei Tipps, die Sie an Ihre Anforderungen entsprechend anpassen können, verbessern Sie die Rentabilität Ihres IT-Service-Unternehmens. Ein Gastbeitrag von Sylvain Gouillat.